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关于商务接待的一些经验

时间:2016-04-14 16:06:07 点击:

(市场开发中心 王艳军)由于市场开发工作的特殊性,经常会有合作单位人员来访洽谈工作,接待工作就显得至关重要,在接待过程中的商务礼仪也应用较多。通过几次接待工作也积累了一些经验和大家一起分享。

关于合作单位客人来访,一般接待过程分两个流程:

一、前期工作:

1、接到接待要求或请求后,明确到访时间和参观时间,根据来客级别参考接待标准制定安排,注明来访日期,单位,人数,性别。根据对方意图和实际情况,拟出接待日程安排方案,报请领导批示。

2、根据来宾的身份和其他实际情况,安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食。

3、根据来宾的工作内容,分别作好以下安排:

(1)如来宾要进行参观或学习交流,则应根据对方的要求,事先安排好参观行程;

(2)通知相关交流人员,准备交流材料,筹备好相关情况先容、现场演示等各项准备工作。

二、接待工作:

1、根据来宾的身份和抵达的日期、地点、安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。

2、来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此实行;并安排有关领导看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。

3、宴请

(1)掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知酒店;

(2)精心编制宴会菜单,做好宴会设计;摆放席位卡,并核对确认;

(3)接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;

(4)陪餐领导先到达宴会地点;

(5)接待人员主动引导客户入席、离席;

(6)严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢。

4、商务会见、会谈安排

(1)明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见()人的职位、姓名等基本信息;

(2)提前通知我方有关部门和人员做好会见()准备;

(3)确定会见()时间,安排好会见()场地、座位;

(4) 双方进入会议室后,由主持人开场,先容双方领导、会议主题和会议议程;

(5) 对方领导先后致辞;

(6)就会议内容进行发言或讨论;

(7)相关领导作总结发言;

(8)主持人宣布会议结束;

工作洽谈或者参观完毕后根据接待安排安排客人餐饮休息,根据客人行程安排,提前安排好车辆接送。

接待过程中的一些细节也是需要注意的,比如在随行车辆内常备饮用水、纸巾;陪同来宾时表情要自然、大方、庄重;接待人员应当注重自己的仪容仪表,接待人员要求衣着得体大方,体现庄重、大方的企业形象;接待人员也要注意举止言语大方得体,选择用餐可以选择当地特色的美食等。

随着市场开发工作的蒸蒸日上,应用商务礼仪的地方越来越多,大家也要时刻做好学习积累的准备。

(责任编辑 党务工作部 袁菲 郭倩)

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